By | June 2, 2021

Selama Zoom, sulit untuk membaca ruangan.

Tapi, mari kita hadapi itu: Tidak pernah mudah untuk membaca sebuah ruangan. Terutama ruang konferensi eksekutif. Ketika sampai pada keputusan berisiko tinggi, ekstrovert cenderung mendominasi diskusi; mereka yang memiliki pendapat minoritas mungkin merasa defensif atau, lebih buruk lagi, dibungkam. Membangun konsensus terkadang tidak mungkin; membangun persatuan tanpa kebulatan pendapat juga merupakan tantangan.

Ketika dihadapkan dengan keputusan strategis perusahaan besar, tim eksekutif di Zola, perusahaan perencanaan dan pendaftaran pernikahan yang berbasis di New York City yang didirikan pada tahun 2013, memiliki metode masuk untuk mendengarkan keragaman sudut pandang dalam manajemen besarnya. tim. Ini adalah sistem yang tidak biasa yang berkembang selama lima tahun terakhir, dan telah menjadi sistem yang menentukan bagi perusahaan yang dipimpin mayoritas wanita, yang memiliki lebih dari 200 karyawan.

“Kami ingin memastikan bahwa kami melihat sesuatu dari semua sudut, dan untuk memastikan bahwa tidak ada orang yang mendominasi diskusi,” kata Rachel Jarrett, presiden dan chief operating officer Zola. “Kami memiliki banyak introvert di tim kepemimpinan kami. Saya bukan salah satunya, dan itu adalah sesuatu yang harus saya sadari.”

Hasil Mengejutkan dari Pertemuan Inklusif

Jarrett memulai polling tim eksekutif dengan santai, lima tahun lalu, setelah retret kepemimpinan melihat keberhasilan tertentu dalam mengumpulkan keragaman pendapat menggunakan sistem Post-it note anonim. Sejak itu, dia telah bekerja untuk memberikan waktu bagi suara-suara yang belum tentu paling keras–dan telah mengembangkan proses pemungutan suara menjadi tiga langkah ini. Kombinasi debat dan polling menghasilkan hasil yang mengejutkan.

“Sembilan dari 10 kali, kami melihat pergerakan drastis dalam pemungutan suara, dan sekitar 80 persen bersatu di sekitar pemungutan suara,” kata Jarrett. “Biasanya, itu karena argumen yang meyakinkan muncul.”

Prosesnya sendiri tidak bernama, meskipun biasa dikenal sebagai “mengambil suara.” Bukan berarti prosesnya demokratis. Sebaliknya, sebagai sebuah sistem, ia menginformasikan proses pengambilan keputusan, membantu konsensus muncul, dan membuat tim lebih terpaku dalam mendukung keputusan–bahkan ketika individu atau seluruh tim mungkin tidak setuju dengan mereka.

Berikut cara kerjanya. Ketika dihadapkan dengan keputusan penting, kepala departemen mana pun dapat mengajukan pemungutan suara selama rapat kepala departemen mingguan (saat ini diadakan di Zoom, dan sebelumnya di ruang konferensi besar bernama Wedding Crashers di markas Zola’s Lower Manhattan). Eksekutif itu kemudian akan mempresentasikan teka-teki atau keputusan mereka kepada kelompok yang terdiri dari 12 hingga 20 wakil presiden dan kepala departemen lainnya.

Selanjutnya, semua orang di meja disajikan antara dua dan empat opsi – dan suara. Terkadang, anonim, proses yang sebelumnya dilakukan di Post-its atau kertas; tahun ini hanya dilakukan melalui fungsi polling Zoom. Selanjutnya, perdebatan sengit mengeksplorasi alasan di balik suara individu–dan langkah ini adalah kuncinya. Tunjuk jari dan politik dilarang. Waktu khusus dihabiskan untuk mengeksplorasi opini-opini terpencil–dan memastikan setiap orang dengan opini non-mayoritas memiliki waktu tanpa gangguan untuk berbicara. Akhirnya: pemungutan suara lagi.

Pembuat keputusan tidak diharuskan untuk mengambil rekomendasi mayoritas terakhir. Sekali lagi, ini bukan demokrasi. “Ini tentang memberikan informasi kepada pembuat keputusan untuk membuat keputusan yang lebih baik–dan mengetahui bahwa kami telah meluangkan waktu untuk memahami setiap perspektif,” kata Maya Simon, wakil presiden senior dan manajer umum vendor-marketplace Zola. “Itu berarti kita semua keluar dari ruangan itu sambil berpegangan tangan pada keputusan itu.”

Menginformasikan Keputusan Taruhan Tinggi

Ini adalah proses yang menurut perusahaan berguna dalam keputusan yang monumental untuk jalur masa depannya – dan yang lebih ringan, katakanlah, tentang cara memerangi kelelahan Zoom (baru-baru ini mereka memilih untuk memberikan hari libur ekstra di sekitar Hari Peringatan). Pemungutan suara terjadi kira-kira setiap enam minggu. Yang paling signifikan dalam beberapa tahun terakhir adalah segera setelah kantor menutup operasi tatap muka pada bulan Maret 2020. Dengan cepat menjadi jelas bahwa beberapa investasi perusahaan baru-baru ini mungkin akan terpengaruh secara dramatis oleh pandemi Covid-19–seperti puluhan ribu pasangan membatalkan pernikahan musim panas mereka–termasuk produk bulan madu barunya, yang sedang diuji.

Pemungutan suara itu rumit, dengan banyak departemen dan produk yang dipertaruhkan, termasuk toko rumah di tempat yang dapat dikembangkan perusahaan dari produk pendaftaran pernikahannya, pasar vendor pernikahan lokal, kartu liburan, dan album foto. Ada juga keputusan yang lebih kecil: Haruskah kita membuat kartu “perubahan tanggal” era pandemi untuk pernikahan?

Dari lima atau enam hasil di awal, perdebatan mempersempitnya menjadi tiga. Setelah mengadakan pemungutan suara kedua, perusahaan memutuskan untuk berinvestasi lebih sedikit di bulan madu, tetapi untuk terus mengembangkan pasar vendor pernikahan, karena lebih dari 14.000 usaha kecil di seluruh negeri sedang belajar menggunakannya – dan dapat terus diperkenalkan selama musim panas yang lambat tahun 2020. Ini meluncurkan toko rumah pada bulan Agustus, dan telah melihat pertumbuhan belanja rumah online, mencerminkan tren industri. Sekitar waktu itu, perusahaan juga merestrukturisasi, memberhentikan 40 staf, atau sekitar 20 persen karyawannya, dan memotong gaji dengan pindah ke empat hari kerja seminggu untuk banyak pekerja yang tersisa.

Setahun kemudian, Zola mulai merekrut lagi. Menurut Jarrett, permintaan terpendam dari menunda pertemuan besar adalah bisnis yang melonjak: “Sekarang kita melihat pasangan mendapatkan lebih banyak hadiah, dan kita melihat pasangan merencanakan pernikahan pada jadwal yang lebih pendek. Orang-orang sangat ingin akhirnya menikah!”

Simon mengatakan kerangka keputusan-debat telah memberikan tim eksekutif Zola rasa keseimbangan–memungkinkan suara anggota tim yang lebih tenang dan lebih introspektif untuk didengar. Dia mengatakan itu juga efisien: Jajak pendapat dengan sangat cepat menjelaskan apakah suatu masalah kontroversial atau layak menghabiskan waktu untuk berdebat. Dia mengatakan itu adalah alat tidak hanya untuk kelompok manajemen besar; dia juga menerapkannya pada tim pasarnya yang lebih kecil.

“Saya benar-benar membuat tim saya mengambil suara minggu lalu!” katanya di telepon baru-baru ini. Pertemuan tim kecil berubah menjadi debat–dan nada yang disarankan kepadanya, semua orang mungkin tidak setuju dengannya. Pemungutan suara menunjukkan sebaliknya – dan berarti setelah penghitungan, semua orang puas, dan dapat mematikan Zoom mereka dan kembali bekerja.